Attività ripetitive. Quali delegare per prime.

In ogni azienda ci sono gesti che tornano ogni settimana e che nessuno paga. Qui c'è come si trovano, come si mettono in ordine e come si toglie il primo dal tavolo.

Prima trovarle, poi automatizzarle

Quasi nessuno sa quanto tempo va nelle attività ricorrenti, perché ognuna sembra breve. Cinque minuti per cercare un documento, dieci per riconciliare un pagamento, un quarto d'ora per rileggere la posta della settimana.

Il modo più veloce per scoprirlo non è una stima, è una settimana di appunti. Ogni volta che fai qualcosa che hai già fatto, una riga: cosa, quanto, con quale strumento. Dopo cinque giorni hai una lista che sorprende quasi sempre.

Poi vale la stessa regola valida ovunque: si moltiplica per la frequenza dell'anno, e accanto si scrive cosa succede quando quella cosa va storta.

Le sei che tornano quasi ovunque

Indipendentemente dal settore, in quasi ogni piccola impresa tornano le stesse sei.

• Cercare documenti: la fattura è in una casella, in una chat, in un cassetto o in una app del fornitore.
• Riconciliare i pagamenti: quale fattura è saldata, chi è in ritardo, cosa va sollecitato.
• Rileggere la posta in arrivo: cosa è arrivato, cosa richiede una risposta, cosa ha una scadenza.
• Tenere le scadenze: contratti, disdette, adempimenti, garanzie.
• Scrivere le stesse risposte: le prime domande di un cliente sono quasi sempre le stesse cinque.
• Preparare i numeri: quanto è entrato, cosa è aperto, cosa c'è in trattativa.

L'ordine è più importante della tecnica

L'errore più frequente è cominciare dalla più laboriosa. È intuitivo e quasi sempre sbagliato: laborioso non vuol dire costoso.

Conviene per prima quella che ha tre proprietà insieme: torna spesso, ha una regola chiara, e un errore costa denaro. Le scadenze le hanno tutte e tre, per questo sono quasi sempre il primo passo giusto.

E si costruisce una sola cosa alla volta, fino a quando diventa noiosa. Tre automazioni cominciate insieme sono tre metà, e una metà non toglie lavoro, ne aggiunge.

Cosa resta a una persona

Il confine non passa dalla difficoltà, passa dal fatto che si possa tornare indietro. Ordinare, raccogliere, calcolare e preparare si può annullare. Spedire, pagare e cancellare no.

Per questo tutto ciò che va verso l'esterno resta una bozza: la macchina scrive, la persona legge, la persona spedisce. Non è prudenza esagerata, è il punto in cui un errore diventa irreparabile.

La seconda cosa che resta alle persone sono le decisioni: quale lavoro accettare, quale prezzo fare, quando dire di no. Una macchina può preparare la base della decisione, non la decisione.

Quando smettere

Un'automazione che nessuno guarda più è un rischio, non un risparmio. Chi costruisce qualcosa dovrebbe anche stabilire come si accorgerà che ha smesso di funzionare.

La forma più semplice: la cosa si segnala quando non trova nulla, e dice quante righe non ha ancora guardato. Zero risultati e zero controlli sembrano uguali sullo schermo, e sono l'opposto.

Domande frequenti

Da quante ripetizioni conviene?

Non c'è una soglia fissa, ma un conto: frequenza per durata per anno, e accanto il costo di un errore. Venti minuti al giorno sono cento ore l'anno, e lì quasi sempre conviene.

Devo descrivere i miei processi in modo formale?

Basta descriverli a parole in modo che una persona nuova possa eseguirli. Se non riesci, di solito non è un problema di scrittura: la regola non è ancora chiara.

Cosa succede se cambia qualcosa nel processo?

Si cambia la regola in un punto solo. È il motivo per cui la stessa regola non va scritta in tre posti: la correzione in uno non raggiunge mai gli altri due.

Posso cominciare senza cambiare i programmi che uso?

Nella maggior parte dei casi sì. Caselle di posta, banca, calendario e documenti restano dove sono. Quello che cambia è chi li guarda per primo.