Automazione con IA. Cosa conviene e cosa no.

Quasi ogni processo si può automatizzare. La domanda non è se, ma quale per primo e su quale è meglio lasciar perdere. Qui c'è come si riconosce la differenza.

La domanda che viene prima di tutte

Non ogni processo merita un'automazione. Il conto è semplice e lo si fa di rado: quante volte al mese, quanto tempo ogni volta, e quanto è grave un errore.

Una cosa che dura cinque minuti dodici volte l'anno è un'ora di lavoro. Chi ci costruisce sopra due giorni si è tenuto occupato. Una cosa che costa venti minuti al giorno sono cento ore l'anno, e lì quasi ogni sforzo si ripaga.

Il terzo valore è il più importante: cosa succede quando va storto. Una mail pubblicitaria smistata male costa un clic. Una scadenza persa costa denaro, a volte un'intera pratica. Per questo non si automatizza prima la cosa più laboriosa, ma quella più costosa.

Cosa si automatizza bene

Tutto ciò che ha una regola chiara e capita spesso. Il denominatore comune non è la tecnologia, è la domanda: un nuovo collaboratore potrebbe farlo dopo una spiegazione?

• Raccogliere i documenti: dalle caselle di posta, dai messaggi, dalla posta scansionata, e abbinarli al movimento a cui appartengono.
• Trovare e segnalare le scadenze: chi avvisa il giorno stesso avvisa troppo tardi. Hanno senso 180, 90, 30 e 7 giorni prima.
• Leggere la posta in arrivo: riconoscere mittente, oggetto, tipo e scadenza, anche da una scansione.
• Raccogliere i messaggi di tutti i canali in un posto: mail, WhatsApp, SMS, fax, lettere, telefonate.
• Riconciliare i pagamenti: quale fattura è pagata, quale no, quale documento manca.
• Analisi ricorrenti: la stessa domanda ogni mattina, lo stesso numero dalla stessa fonte.

Cosa si automatizza male

Tutto ciò in cui la regola sta nella testa di una persona e cambia con la situazione. Un prezzo che dipende dal rapporto con il cliente. La decisione se accettare un lavoro. Una conversazione in cui si tratta di fiducia.

C'è un confine netto, e non passa dalla difficoltà. Passa dalla reversibilità. Quello che si può annullare può farlo una macchina. Quello che è uscito è uscito: un messaggio spedito, un pagamento disposto, un file cancellato.

Per questo l'impostazione di base, per tutto ciò che esce, è la bozza. La macchina scrive, la persona legge, la persona spedisce.

Da una a trenta persone

Questa pagina è scritta per imprese tra una persona e circa trenta: studi di progettazione, studi di architettura, artigianato, piccola produzione, servizi. Non perché le aziende più grandi non abbiano il problema, ma perché ricevono una risposta diversa.

In un gruppo c'è un reparto che mette ordine nei processi e un budget per software a sei cifre. In un'impresa di otto persone il titolare fa i preventivi, la contabilità e gli acquisti, e li fa la sera. Lì ogni ora recuperata conta doppio, perché altrimenti la toglie al tempo libero.

La seconda differenza è la regola stessa. Con cinque persone sta in cinque teste e in nessun file. Chi la scrive perché una macchina possa eseguirla l'ha scritta come effetto collaterale, e questo vale più dell'automazione la prima volta che qualcuno si ammala.

Come si comincia senza strafare

Non con un grande sistema, ma con un'attività. La strada che funziona ha quattro passi.

• Per una settimana annotare cosa torna. Non stimare, annotare.
• Scegliere le tre più costose, contate come ore all'anno per il costo di sbagliare.
• Costruire la prima e lasciarla girare finché diventa noiosa.
• Solo allora la successiva. Chi ne costruisce tre insieme ha tre metà.

Domande frequenti

Mi serve un reparto informatico?

No. Quello che è descritto qui gira su un computer normale. Più della tecnologia conta che qualcuno conosca le regole con cui l'azienda lavora davvero.

Quanto costa un'automazione?

La domanda si pone meglio al contrario: quanto costa lasciar perdere. Venti minuti al giorno sono cento ore l'anno. Quanto costa costruirla dipende dall'attività e si può calcolare prima.

Perdo il controllo sui miei processi?

Solo se le regole non sono scritte da nessuna parte. Una buona automazione registra cosa fa e perché, ed è quindi più trasparente di un'abitudine che tre persone gestiscono in tre modi diversi.

I miei dati finiscono da un fornitore?

È una decisione, non una necessità. Esistono configurazioni in cui i dati restano sul tuo computer e escono solo singole richieste.