IA per la piccola produzione. Quando l'ordine attraversa l'azienda.

In produzione tutto dipende da date fissate da altri: il fornitore promette una settimana, il cliente si aspetta un giorno, e in mezzo c'è la macchina. Qui c'è quale parte dell'amministrazione si può delegare.

Un ordine, molte stazioni

In una piccola azienda produttiva un ordine attraversa da sei a otto stazioni, e ognuna genera carta. Lo sforzo non sta in una singola stazione, sta nei passaggi.

• Richiesta e preventivo, di solito con voci prese da un ordine precedente.
• Ordine al fornitore e conferma d'ordine da controllare.
• Accettazione merci: è arrivato quello che era stato ordinato, nella quantità e nella data giuste.
• Documenti di produzione e ritorni dall'officina.
• Spedizione: documento di trasporto, trasportatore, ritiro, avviso.
• Fattura, incasso, e in caso di ritardo il sollecito.

La conferma d'ordine è il punto dolente

Tra ordine e consegna arrivano più messaggi dal fornitore. Il secondo o il terzo contiene spesso una modifica, e sembra identico al primo.

Se li leggi ma non li confronti mai con l'ordine, te ne accorgi all'accettazione merci. A quel punto la macchina è impegnata, la data col cliente è fissata e manca un pezzo.

Qui sta il guadagno più grande, e non è tecnico: ogni messaggio su un ordine in corso viene confrontato con l'ordine, ogni volta, anche quando è il quarto della settimana.

Certificati e documentazione

In produzione a un ordine sono spesso attaccati dei certificati: attestati di materiale, verbali di collaudo, dichiarazioni di conformità. Arrivano per mail, stanno su un portale, o vengono su carta insieme alla merce.

Servono quando ci sono problemi, e questo succede anni dopo. Un archivio che si forma da solo e attacca il certificato al suo ordine è, in una contestazione, la differenza tra dieci minuti e un pomeriggio perso.

La spedizione è l'ultimo miglio, e spesso va storta

Alla fine c'è la consegna al trasportatore, e lì succedono due cose con regolarità. Primo, il trasportatore non sa cosa deve scaricare, perché il disegno di montaggio è dentro il preventivo e il preventivo contiene i prezzi.

Secondo, nessuno viene a sapere che la consegna è slittata, perché il messaggio del trasportatore finisce in una casella che quel giorno nessuno guarda.

Per il primo esiste una soluzione pulita: i disegni si estraggono dai documenti d'ordine, senza prezzi e senza dati del fornitore. Quello che conta è che il contenuto venga davvero oscurato e non coperto. Un rettangolo bianco sopra una cifra sembra giusto sullo schermo mentre il testo è ancora dentro il file.

Per il secondo vale la stessa regola della conferma d'ordine: ogni messaggio su un ordine in corso viene guardato e confrontato con la data.

Cosa qui NON conviene automatizzare

La programmazione della produzione. Chi va a quale macchina e quando dipende da tempi di attrezzaggio, capacità e giornata. Sta nella testa del capo officina, ed è in buone mani lì.

Anche il giudizio sulla qualità resta alle persone. Una macchina può registrare che un controllo è avvenuto, non se il risultato sia accettabile.

Il guadagno sta nell'amministrazione intorno alla produzione, non nella produzione.

Domande frequenti

Abbiamo già un gestionale, ci sta insieme?

Di solito sì, perché i buchi raramente sono dentro il gestionale. Sono prima e dopo: la mail del fornitore, il documento in chat, il verbale in PDF.

Conviene con venti dipendenti?

Sì, ma il ragionamento è diverso rispetto a un titolare da solo. Là si tratta di recuperare la sera. Qui si tratta di avere una regola in un posto solo invece che in cinque teste.

Cosa succede se l'automazione si ferma?

Lo stesso lavoro di prima, a mano. Per questo vale una regola: un guasto deve essere segnalato. Un'automazione silenziosa che ha smesso di fare qualcosa è peggio di nessuna automazione.